第一条 印章管理是指印章的刻制与启用、保管、使用、保养、废置等一系列相互关联、衔接有序的工作。印章是学院权利的象征，具有凭信作用和法律效用。为了维护印章管理的严肃性、权威性，进一步规范学院各类印章的使用和管理，特制定本规定。
　　第二条 本规定主要适用于介绍信、协议书、合同书、意向书、证件、证书、学历证明、申请、报表、奖状及学院对外行文等用印。
　　第三条 印章的使用和管理必须严格照章办事。凡不符合本规定的，印章管理人员应坚持原则拒绝用印。
　　第四条 按照目前国家关于印章规格的规定，印章的规格为：圆形，中间为党徽或五角星，党徽或五角星外刊单位名称，自左向右环行。部门印章中的部门名称和专用印章中的“××专用”等字样，刊在党徽或五角星下面，自左而右横排。院级印章直径为4.2厘米，处级印章直径为4厘米，科级印章直径为3.8厘米。印章的印文，使用宋体字和国务院公布实行的简化字。印章选用的质料，应符合当地公安机关治安管理的有关规定。
　　第五条 印章必须在持有公安部门颁发的特种行业营业执照的刻字单位制作。印章刻制验收合格后，应进行登记，盖好印鉴，以备查考。


　　第六条 学院党委、行政印章。学院党委印章主要用于学院党委名义上报或下发的各类文件、材料，颁发的各类证书以及组织发展材料、介绍信等；学院党委印章名称为“中共湖南生物机电职业技术学院委员会”。学院行政印章代表本院的法定名称，代表本院的权力、凭信和职责。我院行政印章名称为“湖南生物机电职业技术学院”。主要用于发文、颁发证书及其它各种报表等。
　　第七条 学院钢印。主要用于办理证件（如毕业证、学位证、工作证、学生证、奖励证等等）。
　　第八条 部门印章。主要用于各部门和单位内部的文书、报表、证明材料等印信凭据。部门印章是学院各部门公章，不具有法人资格，没有法律效力，只能在一定范围内使用。党委办公室、院办公室印章主要用于各种证明函件和发文。
　　第九条 专用印章。包括“财务专用章”、“图书馆专用章”、“招生专用章”、“合同专用章”、“毕业分配专用章”等等，专用印章不能代表整个机构权力，只能用于印章上刊明的使用范围，超过这个范围不具有法律效力。
　　第十条 书记、院长名章。主要用于发放证件，各类报表、合同、协议书等，院领导名章在一定范围具有规定的效力。院长的法人名章具有法人效力。主管财务的院领导名章在财务范围内具有规定效力。

　　第十一条 使用“中共湖南生物机电职业技术学院委员会”印章必须根据用印件的内容由学院党委书记或主管副书记批准。
　　第十二条 使用“湖南生物机电职业技术学院”印章必须根据用印件的内容由学院院长及主管院领导批准。
　　第十三条 使用院领导名章，须经本人或本人委托的其他院领导审阅印件内容和签名批准后，方可用章。
　　第十四条 根据院领导授权，有关部门负责人在主管的日常业务范围内可签发用印。

　　第十五条 院级公章使用必须严格控制。
　　（一）使用党委印章，必须经党委书记或主管副书记批准。
　　1、以党委名义上报的公文。
　　2、以党委名义上报的各种审批表、报表。
　　3、开具党委的各种介绍信、证明信、外调信等，必须经党委主管领导或办公室主任同意，并履行书面批准手续。 　　　　
　　（二）使用学院印章，必须经院长或主管院领导批准。
　　1、以学院名义上报下发的公文，如：请示、报告、汇报、工作计划、总结等。
　　2、以学院名义上报的各类报表。
　　3、各级干部聘书。
　　4、工作证、学生证、毕业证、学历证明等。
　　5、对外介绍信、证明信。
　　6、以学院名义颁发的各类奖状、证书。
　　7、经上级批准举办的各类短期培训班所颁发的结业、任职资格、岗位培训证书及学员出国学籍证明等。
　　8、以学院名义与有关单位签订的合同、协议书、委托书等。
　　9、对各类奖励和荣誉证书、兼职或客座教授的聘书，须分别凭院级文件或院领导审批件，方可加盖学院印章。
　　10、教职工和在院学生申请出国，经主管部门审核批准后将有关材料交学院办公室方可加盖学院印章。
　　11、留学回国人员办理购买免税物资证明，凭主管部门证明，经主管领导审批后办理用印手续。
　　12、办理留学生及聘外籍教师的涉外公函经审批后，由外事主管部门的专门人员持院领导的签批，到学院办公室办理用印手续。
　　（三）院领导名章用于法人签名、法人委托书、科技项目申报、对相关材料签署意见等。凡需要加盖学院领导个人印章，必须经领导本人批准。
　　（四）使用部门印章，必须经部门领导批准。
　　1、以部门名义上报的公文，如：请示、报告、汇报、工作计划、总结、报表等。党委办公室印章，用于党委办公室印发的文件、学院向上级主管部门报送信息等，学院办公室印章，用于学院办公室印发的文件、因公因私证明等。
　　2、以部门名义对外联系的有关行政、教学业务工作的介绍信。
　　3、各类招生简章、招生通知、办班协议书，学院各部门举办的短训班所颁发的结业证书。
　　（五）使用专门印章，须经部门领导批准。
　　1、教职工出国审查表使用党委和人事部门印章。
　　2、教职工住房、购房，使用学院、人事和后勤印章。
　　3、证明教职工个人身份，如：结婚、离婚等，使用人事部门印章。
　　4、证明学生在校学习成绩使用教务处印章。
　　5、教职工因公出国证明材料使用学院印章。
　　第十六条 各部门应严格按照权限和有关规定使用公章，违者追究当事人及有关人员的责任，造成严重后果的应给予纪律处分，直至追究法律责任。
　　第十七条 凡外出公务活动需由学院出具介绍信的，需写明公务活动事由，印章管理人员严格审核后方可出具学院介绍信。严禁在空白介绍信、空白证件及空白奖状、证书上用章，特殊情况须经主管院领导书面签署同意意见。
　　第十八条 凡属于部门日常性工作用印，如报表、上报材料等，由部门主要负责人审核签名，并经主管院领导核准后，方可用印。
　　第十九条 学院行政公文用印均凭院领导签发的湖南生物机电职业技术学院发文稿纸用印。
　　第二十条 凡属于对外经济、技术合作等事项及房地产、奖惩、职务职称等事项，先由主管部门负责人审核，再由主管院领导审定签名后，方可用印。
　　第二十一条 工作证、学生证及毕业证书等证件加盖印章，须持本部门领导批条或领导在名册上有批示（毕业证书集中办理须附名单），经核对无误后，方可用印。
　　第二十二条 凡学院各部门、单位独立或与外单位联合举办的各类短期培训班、补习班等，其学员的学员证、出入证、结业证等一律不得加盖学院印章。如遇特殊情况必须加盖的，由本部门、单位提出书面申请，并报请学院主要领导同意后，方可用印（但不得使用“钢印”）。
　　第二十三条 因出国学习需要在中外文学历证书上加盖印章的（学院计划内各类正式毕业生），申请者须向学院办公室同时递交领导批条和学历证书原件，经审核无误后，方可用印。
　　第二十四条 任何学习成绩单均不得加盖学院印章。
　　第二十五条 申报科研项目、科研成果、科研奖励及专利等用印，由职能部门审核并报主管院领导批准，方可用印，并由职能部门指定专人承办。
　　第二十六条 凡申请使用已报废并存档的旧印章，须报请主管院领导同意后，与学院档案室接洽用印。
　　第二十七条 学院各类产业实体使用学院印章，须经主管院领导审核批准，重大问题须由院长批准，方可用印。
　　第二十八条 统计报表用印，除部门领导核准外，须呈报主管院领导审核，根据报表性质，分别由书记和院长亲自审定后，方可用印。
　　第二十九条 凡有下列情况之一的，印鉴管理人员可拒绝用印：
　　（一）上报及下发的印件内容有误或批准权限不当。
　　（二）涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的印件。
　　（三）未经部门领导审核及院领导签发批准的印件。
　　（四）非本院教职员工或与本院工作、业务无关的印件。
　　第三十条 印章管理人员用印时，应当审阅、了解用印内容，同时还要检查留存材料是否齐全。
　　用印后一般需要保存的材料有：
　　（一）一般信件要保留领导人签批的草稿。
　　（二）协议书、合同书应保留一份文本。
　　（三）各类证书要附有颁发文件领导人批准的书面材料、名册及证书的样本，并逐一核实。
　　（四）没有留存材料的，要详细记载用印情况。
　　第三十一条 每次用印都应进行登记，登记的项目包括：用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等项。

　　第三十二条 印章的保管
　　（一）印章必须指定责任心、原则性强的专人保管、使用，未经允许，不得擅自委托他人代管。
　　（二）印章应存放于保险柜或抽屉中，并上锁。使用时开锁取出，用后即归位上锁。不得将钥匙交给他人。
　　（三）用印一律在办公室内，不得将印章携带外出使用。用印时印章管理人员不得离开。印章不得借出。
　　（四）颁发、接收新印章，应办理移交登记手续。
　　（五）印章及时清洗，确保印痕清晰。
　　（六）一旦发现印章丢失、损坏，应保护现场，并及时报告，协助查明原因。
　　第三十三条 印章管理人员要坚持原则，自觉遵守保密规定，严守秘密，严格照章办事。
　　第三十四条 用印基本程序
　　（一）有关单位、部门提出用印申请。
　　（二）常规印章由学院办公室负责人审批。
　　（三）重要事项用印由学院办公室负责人审核，有关院领导审批。
　　（四）印章管理人员审阅核实用印内容及领导批示意见。
　　（五）登记。
　　（六）用印。
　　（七）整理、留存有关资料（领导批件，合同、协议副本，证书花名册等）。盖印位置要恰当，印痕要骑年压月，不压正文，不压领导签字。钢印要加盖在证件与头像下部交接处。印迹要端正、清晰；印章名称要与印件落款一致；代用印章要注明“代章”；不漏盖、不多盖。

　　第三十五条 印章的停用
　　（一）由于机构变动造成印章停用，有关部门应及时将原印章交回学院办公室，并办理交接手续。
　　（二）印章损坏，应停止使用，有关部门应及时向学院办公室反映，并将破损印章交回以便更换新印章。
　　（三）遇有特殊情况，学院有权停用或收回部门印章。全院各部门印章的刻制、注销均由学院办公室管理。各部门刻制公章，须凭成立机构的批文和部门刻制公章的申请到学院办公室办理刻制手续，处级机构印章由学院办公室刻制，处以下机构和其它组织印章凭办公室介绍信自行刻制。各部门注销的印章均应及时交回学院办公室办理注销手续，并将注销印章交综合档案室归档。
　 　　第三十六条 各部门均应自觉遵守上级及学院有关印章管理规定。
　　第三十七条 本规定由学院办公室负责解释。
　　第三十八条 本规定自公布起执行。